Üzemeltetési ajánlatgenerátor egy meglévő táblázatra

Az ügyfél

Magyar szolgáltató cég, amely műszaki berendezések folyamatos üzemeltetését végzi több tucat telephelyen. Az üzemeltetési szerződések nem egységesek: minden ügyfél más szolgáltatáscsomagot kap, más gyakorisággal, más feladatlistával. Az ajánlatadás ezért nem árlistából megy, hanem egy feladat-mátrixból, ahol nyolcvanháromféle munkatípus kapcsolható be és ki. A cég neve nem kerül közzétételre.

A kiindulási helyzet

Az ajánlatok évek óta működtek — de egy olyan képletláncon, amihez már senki nem mert hozzányúlni.

Az adat a feladat-mátrixból egy másik munkafüzetbe került át, ott egy 306 000 képletet tartalmazó fül alakította logikai értékké, majd egy 105 soros, kézzel bedrótozott hivatkozásokból álló fül állította össze az ajánlat szövegét, amiből PDF készült.

Ez a lánc három dolgot nem engedett meg:

• Új munkatípust nem lehetett felvinni. A hivatkozások pozícióhoz — konkrét cellákhoz és oszlopbetűkhöz — kötődtek. Egy beszúrt oszlop mindent elcsúsztatott, és nemcsak az ajánlatot: a rá épülő szerződés- és számlázáskövetést is.
• A logika nem volt átlátható. Hogy egy adott munka miért szerepel az ajánlatban, azt csak úgy lehetett megnézni, hogy valaki visszafejtett egy képletet.
• A sorok növekedését nem bírta. Minden új ajánlat tovább hízlalta a láncot.

A mérhető következmény: ajánlatonként körülbelül 45 perc kézi munka, és minden alkalommal ugyanaz a kockázat — kimaradt munkatípus, elcsúszott hivatkozás miatt rossz adat, összeomlott képlet.

Volt egy csendesebb probléma is. A korábban kiadott 191 ajánlat adatát átnézve kiderült, hogy az altétel-képletek idővel erodálódtak: ahol valaki egyszer kézzel felülírt egy cellát, ott a képlet végleg eltűnt, és onnantól az az altétel némán hiányzott az ajánlatokból. Ez nem hibaüzenettel jelentkezik, hanem azzal, hogy az ügyfél kevesebbet kap, mint amiért fizet.

A megoldás

Nem új szoftver. A cég meglévő Google-fiókján fut, ugyanabban a táblázatban, ahol az üzemeltetés amúgy is dolgozik.

1. Egyetlen munkakatalógus. A nyolcvanöt munkatétel — azonosítóval, hierarchiával, ügyfélnek szóló szöveggel, mértékegységgel — egy fülre került. Ez az ajánlatszöveg egyetlen forrása, és ez az egyetlen hely, ahova új munkát fel kell vinni. Korábban ugyanaz a munka két helyen, két néven volt leírva.

2. A hivatkozások elszakadtak a pozíciótól. Minden mátrixoszlop kapott egy stabil szöveges azonosítót, és a képletek ezt keresik meg, nem a hányadik oszlopban áll. Ettől kezdve oszlopot beszúrni, átrendezni vagy a tábla végére fűzni biztonságos.

3. Űrlap a képletlánc helyett. Az ajánlatkészítő egy webes űrlapot kap, előkitöltve a táblázat adataiból. Ki-be kapcsolja a szolgáltatásokat, beírja az árakat, szükség esetén lenyitja egy fő munka altételeit és egyenként állít rajtuk.

4. A kézi módosítás nem írja felül a törzsadatot. Amit az űrlapon átírnak, az külön fülre kerül, ajánlat-azonosítóval, időbélyeggel és névvel. A főtábla érintetlen marad, a módosítás viszont visszakereshető és a következő ajánlatnál előjön.

5. PDF egy gombra, arculatban. Az ajánlat sablonból generálódik, a cég színeivel és betűtípusaival, a megszokott sorrendben és sorszámozással. A sablon külön fájl, tehát az arculat finomhangolásához nem kell kódot módosítani.

6. A számozás nem hagy lyukat. A sorszámok csak a bekapcsolt tételeken lépnek, tehát a kihagyott munkák nem hagynak üres helyet a listában — pontosan úgy, ahogy a régi ajánlatokban.

7. A kész PDF linkje visszakerül a táblába. Ahol van link, oda van generálva ajánlat. Külön státuszoszlop nem kell.

Az átállás bizonyítéka

A régi és az új számítás nulla eltérést adott. Az átalakítás előtt teljes pillanatkép készült a táblázat minden füléről — értékekkel és képletekkel külön —, és az átírás után ehhez lett visszamérve a szerződéskövetés és a feladatszámlálás minden erőműre. Egyetlen eltérés sem volt.

Ez nem apróság. Egy ilyen átalakításnál a valódi kockázat nem az, hogy elszáll a rendszer — hanem az, hogy működik, csak rossz számot ad, és ez hónapokkal később derül ki, a számlázásnál.

Eredmény

Ajánlatonként ~45 perc kézi munka szűnt meg. Az ajánlat összeállítása űrlapkitöltés, a PDF pedig egy gombnyomás.

A táblázat végre bővíthető. Új munkatípus felvitele ma egy sor a katalógusban. Korábban ez a művelet a szerződés- és számlázáskövetést is veszélyeztette, ezért gyakorlatilag tiltott volt.

Az ajánlat tartalma egy helyen látszik. Nem képletből kell visszafejteni, hogy egy munka miért szerepel benne.

A néma hibák láthatóvá váltak. Az erodált altétel-képletek feltérképezhetők és pótolhatók, mert a katalógus megmondja, minek kellene ott lennie.

Hol máshol működik ugyanez

A megoldás nem az ügyfél szakterületére épül, hanem arra a helyzetre, amikor egy évek alatt ránőtt táblázat már a cég működését korlátozza — nem azért, mert rossz, hanem mert senki nem mer hozzányúlni.

Ez a helyzet mindenhol ugyanígy néz ki:

• Karbantartási és üzemeltetési szolgáltatásnál — ahol a szerződés feladatlistából áll, és minden ügyfélé más.
• Gyártásban — ahol a konfigurációs mátrix nőtt rá az árazásra.
• Egészségügyi és laborszolgáltatásnál — ahol a vizsgálati csomagok tételekből állnak össze.
• Bármely cégnél, ahol egy táblázat ma egyszerre szolgál árazásként, dokumentumforrásként és nyilvántartásként.

A felismerhető tünetek: „ezt a fület ne bántsd", egy kolléga, aki egyedül érti a képletet, és olyan új szolgáltatás, amit azért nem vezetnek be, mert nem férne bele a táblázatba.

A feltétel egy dolog: legyen pillanatkép, mielőtt hozzányúlunk. Enélkül nincs mihez visszamérni, és nem lehet kimondani, hogy az átállás nem rontott el semmit.

Üzemeltetés

A rendszer a cég saját Google-fiókján fut, külön szoftverlicenc nélkül. A munkakatalógust, az árakat és a dokumentum-sablont a cég maga tartja karban — fejlesztői közreműködés csak akkor kell, ha a logika változik, nem akkor, ha egy szöveg vagy egy ár.

A korábban kiadott ajánlatok érintetlenül megmaradtak.

Az esettanulmány valós rendszer alapján készült, anonimizálva. Az ajánlatonkénti 45 perc a megbízó saját becslése a korábbi folyamatról, nem mért érték.