Ajánlat-konfigurátor fedezetszámítással

Az ügyfél

Ugyanaz a magyar kivitelező cég, amelynek a munkája projektalapon fut. Az ajánlatadás itt nem árlistából megy: minden ajánlat egyedi konfiguráció, több tucat tételből, a projekt méretétől függő üzleti feltételekkel. A rendszer nem külső megbízásként készült — a cég folyamatmenedzsereként, bentről épült. A cég neve nem kerül közzétételre.

A feladat

Egy műszaki ajánlat nem katalógusból áll össze, hanem konfigurációból. Ebből több olyan követelmény adódik, amit egy táblázat magától nem teljesít:

• Az árnak egyetlen forrásból kell jönnie. Ha az árlista több munkafüzetben él, előbb-utóbb két ajánlat ugyanarra a termékre két árat ad — és az eltérés az ügyfélnél derül ki.
• Az üzleti feltételek projektmérettől függenek. A fedezetelvárás, a finanszírozás és a futamidő nem ugyanaz egy kis és egy nagy projektnél. Ezt vagy szabály kezeli, vagy fejből számolják.
• Az ajánlat mögött ott kell lennie a fedezetnek. Az ügyfélnek egy ár megy ki; a döntéshez viszont az kell, hogy ez az ár mennyit hoz. Ha ez csak utólag, számlázás után derül ki, akkor az árazás vakon történt.
• Az ügyfélnek menő dokumentum nem készülhet kézi másolással. Ott már nem hibázni szabad: elírt ár, régi verzió, rossz ügyfélnév.
• Ugyanaz a rendszer többféle ajánlatot ad. Tervezői, üzleti és lakossági változat — külön logikával, de közös törzsadatból.

A megoldás

Egy konfigurátor, amely a cég meglévő Google-fiókján fut, külön szoftverlicenc nélkül.

1. Központi terméktörzs és árlista — minden cikk egy helyen, cikkszámmal. Az árazás módosítása egy helyen történik, és onnantól minden új ajánlat abból dolgozik.
2. Üzleti kulcsok táblában, nem fejben — a fedezetelvárás, az áfa, a finanszírozás, a futamidő és az óradíjak projektméret szerinti sávokban vannak rögzítve. A konfigurátor a projekt méretéből választja ki a megfelelő sávot.
3. Automatikus fedezet-levezetés — az árbevételtől az anyagköltségen és a közvetlen költségeken át a fedezetig, tételes bontásban. Az ajánlatadó még az ajánlat kiküldése előtt látja, mennyit hoz az adott konfiguráció.
4. Ellenőrző sor a fedezetben — ha új költségkategória kerül a listába, de nem kötik be a levezetésbe, a rendszer jelzi. E nélkül egy ilyen kategória némán kimaradna, és a projekt jövedelmezőbbnek látszana, mint amilyen.
5. Ajánlat egy gombra — a kész ügyfél-ajánlat sablonból generálódik, a konfiguráció adataival kitöltve, magyar szám- és dátumformátummal. Nem kézi másolás-beillesztés.
6. Verziószám egyetlen forrásból — az ajánlatszám, a dokumentum fejléce és a nyilvántartás mind ugyanazt a verziót használja. Nem fordulhat elő, hogy két helyen két szám szerepel.
7. Iktatás és projektmappa — minden ajánlat azonosítót kap, és a projekt saját, egységes szerkezetű mappájába kerül, kereshető fájlnévvel.
8. Az elfogadott ajánlatból projekt lesz — a konfiguráció adatai továbbmennek a projektdokumentáció-generálásba: ütemterv, projektmappa, dokumentumok. Az adat egyszer kerül be, és utána végigmegy a folyamaton — nem gépelik újra.

Eredmény

Az árazás egy helyen módosul. Árváltozáskor nem kell felkutatni, ki milyen munkafüzetből dolgozik — az árlista frissül, és az új ajánlatok már abból készülnek.

A fedezet nem utólag derül ki. Az ajánlatadó a kiküldés előtt látja, mit hoz a konfiguráció, és tud dönteni — engedjen-e, és mennyit.

Az ajánlatok egységesek. Ugyanaz a szerkezet, ugyanaz a formátum, ugyanaz a számozás, függetlenül attól, ki készítette.

Az elfogadott ajánlat nem zsákutca. Az ajánlatból projekt lesz, ugyanabból az adatból — a megrendelés és a kivitelezés indulása nem újabb adatbevitellel kezdődik.

Hol máshol működik ugyanez

A megoldás nem az ügyfél szakterületére épül, hanem arra a helyzetre, amikor az ajánlat konfigurációból áll össze, nem katalógusból. Ez mindenhol ugyanígy visszaköszön:

• Gyártásban — egyedi méretre készülő termékek: nyílászáró, bútor, fémszerkezet, gépi berendezés.
• Épületgépészetben és kivitelezésben — ahol az ár anyagból, munkadíjból és gépköltségből áll össze.
• Ipari szolgáltatásnál — ahol az ajánlat tételekből, óradíjakból és kiszállásból épül fel.
• Kereskedelemben, ahol a nagyobb ügyleteknél egyedi árazás és kedvezmény-szabályok vannak.

A feltétel egy dolog: legyen rendezett terméktörzs és árlista. Ha az árak fejben és e-mailekben élnek, azzal kell kezdeni — a konfigurátor a szabályt automatizálja, de a szabályt előbb ki kell mondani.

Üzemeltetés

A rendszer a cég saját Google-fiókján fut, külön szoftverlicenc nélkül. Az árlistát, az üzleti kulcsokat és a dokumentum-sablonokat a cég maga tartja karban — fejlesztői közreműködés csak akkor kell, ha a logika változik, nem akkor, ha az árak.

Az esettanulmány valós rendszer alapján készült, anonimizálva. Az időmegtakarítást nem mértük, ezért erre vonatkozó számot nem közlünk.