Bejövő számlák automatikus archiválása

A kiindulási helyzet

A bejövő számlák háromféle úton érkeznek, és egyik sem kényelmes.

E-mailben, mellékletként. Havonta néhány tucat levél, ömlesztve a postafiókban, hírlevelek és rendelés-visszaigazolások között. Ezeket valakinek végig kell néznie, ki kell szednie belőlük a PDF-et, és el kell tennie a helyére.

Szolgáltatói portálról. A szerverszolgáltató nem küldi el a számlát, hanem beteszi az adminfelületére. Be kell lépni, meg kell keresni, le kell tölteni. Havonta egyszer, minden hónapban.

Két cég számlái ugyanabban a postafiókban. Az egyéni vállalkozás és a kft. levelezése összefut, a számláknak viszont külön kell állniuk, mert külön könyvelés alá tartoznak. A szétválogatást eddig ember végezte, a PDF-et megnyitva, a vevő nevét elolvasva.

Ez összesen havi 2-3 óra, mindig a könyvelési határidő előtt, mindig ugyanaz a munka. És ami rosszabb: ha valami kimarad, az csak a könyvelőnél derül ki.

A megoldás

Három ütemezett folyamat, saját szerveren futó n8n-en. Mindegyik reggel hétkor indul, magától.

A hónapmappa magától elkészül. A folyamat első dolga megnézni, létezik-e már az aktuális hónap mappája a felhőtárhelyen. Ha nem, létrehozza. Nincs év eleji beállítás, és nincs olyan, hogy a januári számlák a decemberi mappába kerülnek.

Ami már ott van, nem kerül be újra. Feltöltés előtt a folyamat beolvassa a mappában lévő fájlneveket, és csak azt tölti fel, ami hiányzik. Ettől a folyamat újrafuttatható: ha egy nap kimarad, vagy kétszer fut le, nem lesz belőle duplikátum. Ez az a részlet, ami eldönti, hogy egy automatizmus megbízható-e vagy sem — enélkül minden hiba után kézzel kell takarítani.

A leveles ág. A folyamat átnézi az elmúlt 24 óra leveleit, kiszedi a mellékleteket, és megnyitja a PDF-et.

A cég azonosítása a számla tartalmából történik. Nem a feladó alapján, nem a tárgy alapján — hanem abból, ami a PDF-ben van. Ez azért fontos, mert ugyanaz a szolgáltató mindkét cégnek küld számlát, ugyanarról a címről. Feladó szerint nem lehetne szétválasztani; tartalom szerint igen.

A portálos ág. Bejelentkezik a szolgáltató felületére, lekéri a számlalistát, kiválogatja belőle az újakat, és letölti a PDF-eket. Ugyanabba a hónapmappába, ugyanazzal a duplikátum-védelemmel.

Ha valami elromlik, arról szól a rendszer. Egy közös hibakezelő figyeli az összes folyamatot, és e-mailt küld, ha bármelyik elhasal. A csend így azt jelenti, hogy minden rendben — nem azt, hogy senki nem nézte meg.

Eredmény

Havi 2-3 óra munka szűnt meg. Nem gyorsabb lett, hanem elmaradt.

A számlákkal nem kell foglalkozni. Nincs havi „össze kell szedni a számlákat" feladat. A könyvelési határidő előtt a mappa már kész.

A két cég anyaga nem keveredik. A szétválogatás a számla tartalma alapján történik, minden alkalommal ugyanúgy.

2026 áprilisa óta él. Napi futással, folyamatosan.

Hol máshol működik ugyanez

Ez a legkönnyebben átvihető megoldás az összes közül, mert nem a számláról szól.

A minta ez: rendszeresen érkezik egy dokumentum, egy külső rendszerből, és be kell kerülnie egy rendezett struktúrába — duplikátum nélkül, akkor is, ha a folyamat kétszer fut le.

Ugyanez a váz megy:

• Bankkivonatra és tranzakciós riportra — havonta, letöltve vagy e-mailben.
• Szerződésekre és megrendelésekre — ügyfél szerinti mappába, aláírás után.
• Teljesítésigazolásokra és szállítólevelekre — projekt szerinti mappába.
• Mérési jegyzőkönyvekre és tanúsítványokra — telephely és időszak szerint.
• Hatósági és pályázati dokumentumokra — ahol az iktatás kötelező, és a hiány utólag derül ki.

A szétválogatás logikája cserélhető: lehet vevőnév, projektszám, telephely vagy dátum. A váz — mappa feloldása, duplikátum-szűrés, tartalom alapú besorolás, hibariasztás — ugyanaz marad.

Az egyetlen dolog, amit előre tisztázni kell: mi alapján dől el, hogy egy dokumentum hova tartozik. Ha ez a szabály kimondható, automatizálható. Ha nem, akkor először a szabályt kell megfogalmazni — és ez általában önmagában is tanulságos.

Üzemeltetés

A folyamatok saját üzemeltetésű szerveren futnak. Ha a szolgáltató átalakítja a portálját, a letöltő ág módosítást igényel — a leveles ág és a mappakezelés ettől független.

---

Az esettanulmány valós, élő rendszer alapján készült, anonimizálva. A havi 2-3 óra a korábbi kézi folyamat becsült ideje, nem mért érték.