Helyszíni felmérő és ajánlatadó alkalmazás

Az ügyfél

Egy magyar szolgáltató kkv, amelynek a munkája helyszíni kiszállással kezdődik: a felmérő kimegy az ingatlanhoz, felméri és dokumentálja az épület állapotát, majd ajánlatot ad a szükséges beavatkozásra. Az ügyfél kérésére a cég neve nem kerül közzétételre.

A kiindulási helyzet

• A helyszíni felmérés papíron készült: külön az adatlap, külön a kézi rajz, külön a telefonnal készített fényképek.
• A kitöltött papírokat utólag be kellett szkennelni, és e-mailben továbbítani — külön munkalépés minden egyes felmérés után.
• Az ajánlat csak az irodában állt össze, így a helyszínen felvett adatokat újra be kellett gépelni.
• Az árazás kézi számolással készült, ami időt vitt és hibalehetőséget hordozott.
• Az adatkezelési hozzájárulás papíralapú volt, a felméréstől külön kezelve.
• A korábbi felmérésekről nem volt egységes, kereshető nyilvántartás.

A megoldás

Webalapú felmérő alkalmazás, amelyet a felmérő tableten, a helyszínen használ. A teljes felmérés egyetlen eszközön, egy menetben elvégezhető.

1. Projektnyilvántartás — minden felmérés egy projekt, kereshető nyilvántartásban, szerepkörhöz kötött hozzáféréssel.
2. Helyszíni rajzolás — a felmérő közvetlenül a tableten rajzolja meg az alaprajzot és a bejelöléseket, érintéssel.
3. Digitális űrlapok — a felmérési adatlap a helyszínen kitölthető, a papíralapú kérdőív helyett.
4. Fotódokumentáció — a képek azonnal a projekthez rendelve, rendszerezve tárolódnak.
5. Ajánlat a helyszínen — a rendszer a központi árkonfigurációból automatikusan számolja az ajánlatot, PDF-ben előállítja, és az ügyfél ott helyben, érintőképernyőn aláírhatja.
6. Adatkezelési hozzájárulás — a GDPR-nyilatkozat az ajánlat részeként, ugyanabban a folyamatban íratható alá.
7. Ár nélküli ajánlattípus — ha a helyszínen még nem hangzik el ár, a hozzájárulás akkor is aláírható, és a kidolgozott ajánlat később, e-mailben megy ki. Így egyetlen kiszállás sem marad dokumentálatlan.
8. Ajánlatküldés e-mailben — az aláírt dokumentum közvetlenül, szkennelés nélkül megy ki, szerkeszthető sablonból, opcionális tájékoztató melléklettel.
9. Adminisztrációs felület — árkonfiguráció, e-mail- és szövegsablonok, felhasználók és jogosultságok, mind az ügyfél által kezelhetően.

Eredmény

A felmérés a helyszínen befejeződik. Rajz, adatlap, fotó, ajánlat és aláírás egyetlen eszközön, egyetlen menetben — utána nincs szkennelés, nincs irodai újragépelés, és nincs külön adminisztrációs kör.

Profibb megjelenés az ügyfélnél. A felmérő nem papírpaksamétával érkezik, hanem tablettel, és a folyamat az első perctől digitálisan működik. Ezt az ingatlan tulajdonosa is látja — és pont abban a pillanatban erősíti a cég szakmai megítélését, amikor a döntés születik.

A rendszer valóban használatban van. Az átadás óta eltelt körülbelül fél évben 159 felmérési projekt készült benne, ami havi 25-30 kiszállásnak felel meg. A rendszer skálázható: ennek a többszörösét, akár havi több száz felmérést is elbír.

Emellett:

• Az ajánlatok egységes formában, a központi árkonfigurációból készülnek — az árazás módosítása egy helyen történik.
• Minden korábbi felmérés kereshető nyilvántartásban érhető el.
• Az adatkezelési hozzájárulás a folyamat része lett, nem külön papírmunka.

Felkészítve a bővülésre

A rendszer a kezdetektől jogosultsági szintekkel épült, így nem csak egyetlen felmérő munkáját tudja kezelni, hanem a teljes cégét: külön az egyes felmérők projektjeit és összesítve a cég egészét.

Ez a réteg jelenleg nincs kihasználva, de készen áll: a felmérők mellett a telepítők és a cég más szintjein dolgozók munkafolyamatai is beilleszthetők ugyanebbe a rendszerbe, alapoktól való újraépítés nélkül.

Hol máshol működik ugyanez

A megoldás magja nem az épületfelmérés, hanem egy általánosabb helyzet: a munka a helyszínen kezdődik, az üzlet viszont csak az irodában zárul le. Ez a szakadék mindenhol ugyanúgy visszaköszön, ahol kiszállással dolgoznak — nyílászáró-, klíma- és burkolat-kivitelezőknél, kertépítőknél, kárszakértőknél, ingatlanbecslőknél, karbantartó és szerviz-szolgáltatóknál.

A rajz, az adatlap, az árazás és az aláírás elemei külön is bevethetők: nem kell mind a négy ahhoz, hogy a kiszállás papírmentessé váljon.

Üzemeltetés

A rendszer a mi infrastruktúránkon fut, EU-s szerveren. Az alkalmazás azóta is fejlődik: új ajánlattípusok és funkciók a cég tényleges munkameneteihez igazítva, folyamatos apró lépésekben kerülnek bele.

Az esettanulmány valós megbízás alapján készült, az ügyfél kérésére anonimizálva. Az időmegtakarítást nem mértük, ezért erre vonatkozó számot nem közlünk.