Belső kereső AI-asszisztens

Az ügyfél

Egy magyar kivitelező cég, amely projektalapon dolgozik: a megkereséstől a műszaki tervezésen és engedélyeztetésen át a kivitelezésig és az átadásig minden projekt több hónapon, több kollégán és több szakaszon fut végig. Évek alatt közel ötezer ilyen projekt gyűlt össze.

Ez a rendszer nem külső megbízásként készült — a cég folyamatmenedzsereként, bentről épült. A cég neve nem kerül közzétételre.

A kiindulási helyzet

• A projektek adatai egy több ezer soros, 149 oszlopos táblázatban éltek. Formailag minden benne volt; gyakorlatilag alig lehetett kinyerni belőle.
• Aki tudta, hol keressen, az is percekig görgetett és szűrt. Aki nem tudta, az megkérdezett egy kollégát — így egy ember kérdése két ember idejébe került.
• Az összetettebb kérdésre — „melyik győri projekt szerződött március után" — csak az tudott válaszolni, aki képletet vagy kimutatást is épített hozzá.
• Az ügyfél- és partnernevek elírva, ékezet nélkül vagy rövidítve szerepeltek. A sima keresés gyakran nem adott találatot, pedig az adat ott volt.
• A kivitelezési státuszt egy másik táblázat vezette, így a teljes kép mindig két helyről állt össze.

A megoldás

Egy belső asszisztens, amelytől magyarul, kérdés formájában lehet elkérni az adatot — chatben, böngészőből, a cég saját belépésével.

1. Két külön keresőeszköz, és az asszisztens dönti el, melyik kell. A „mutasd, ami ehhez hasonló" típusú kérdés jelentés szerinti keresést kap; a „szűrj rá erre" típusú pontos, strukturált lekérdezést. Ez a kettősség a rendszer lényege — a tisztán jelentés-alapú keresés a szűrő kérdéseken elbukik, mert az nem hasonlóság, hanem feltétel.
2. Elírás-tűrő névkeresés — ékezet, kötőjel, rövidítés és részlet is elég a találathoz. A gyakorlatban ez adta a legtöbb sikeres keresést, mert a nevek évek alatt sokféleképpen kerültek be.
3. Két forrás, egy válasz — a projekt-nyilvántartás és a kivitelezési státusz össze van kapcsolva, így nem kell két helyen nézni ugyanazt.
4. Negyedóránként frissülő adat — a rendszer csak a ténylegesen megváltozott sorokat dolgozza fel újra, így a frissítés olcsó és gyors marad.
5. Az asszisztens tudja, mennyire friss az adat — rá lehet kérdezni, mikor futott le az utolsó frissítés. Válasz helyett nem kell találgatni.
6. Csak olvas, írni nem tud. A lekérdezések technikailag is korlátozva vannak: egyetlen olvasó utasítás, időkorláttal és sorlimittel. Az asszisztens nem tud adatot módosítani vagy törölni, még hibás kérés esetén sem.
7. Belépés a cég saját fiókjával — a felület céges e-mail cím mögött van, külön jelszó és külön felhasználókezelés nélkül.

Eredmény

A keresésből kérdés lett. Nem kell tudni, melyik oszlopban van az adat, és nem kell képletet írni hozzá. Aki eddig megkérdezett egy kollégát, az most megkérdezi az asszisztenst — és a kolléga ideje megmarad.

Az adat nem hagyja el a céget. A szövegértelmező modell a cég saját szerverén fut, nem külső szolgáltatásnál. Ügyfélnevek, címek és projektadatok így nem kerülnek ki harmadik félhez. Ez nem utólagos toldás volt, hanem tervezési kiindulópont — és ez tette egyáltalán vállalhatóvá, hogy éles ügyféladaton működjön.

Ellenőrizhető válasz. Az asszisztens a konkrét projektekre hivatkozva válaszol, nem általánosságban, így a válasz visszakereshető a nyilvántartásban.

Hol máshol működik ugyanez

A megoldás nem az iparágra épül, hanem arra a helyzetre, amikor egy cég legfontosabb adata egy akkora táblázatban van, amit már senki nem lát át. Ez pedig szinte mindenhol előfordul:

• Kereskedelemben — több ezer soros termék- és beszállítói nyilvántartás.
• Termelésben — gyártási sorok, rendelésállomány, gépadatok.
• Szolgáltatásban — ügyfél- és szerződésállomány, ahol a részletek évek alatt gyűltek össze.
• Bármilyen cégnél, ahol a kollégák egymást kérdezik, mert gyorsabb, mint megkeresni.

A feltétel nem a méret, hanem a szerkezet: legyen egy vezetett, viszonylag rendezett nyilvántartás. Ha az adat rendetlen, előbb azt kell rendbe tenni — az asszisztens nem javítja meg a hiányzó adatot, csak megtalálja a meglévőt.

Üzemeltetés

A rendszer saját szerveren fut, EU-ban. Az adatfrissítés és a kereső szolgáltatás egymástól függetlenül működik, így egyik leállása sem viszi magával a másikat. A kérdések és válaszok naplózva vannak, korlátozott megőrzési idővel.

Az esettanulmány valós rendszer alapján készült, anonimizálva. Az időmegtakarítást nem mértük, ezért erre vonatkozó számot nem közlünk.